Hablamos de presentaciones de alto impacto cuando nos referimos a aquellas presentaciones que tienen la capacidad de instalarse en la mente del público y, más importante que esto, la capacidad de esa presentación de ser recordada por el público durante tiempo después.
A lo largo de este artículo conocerás las claves que nos ayudarán a crear presentaciones con un alto grado de impacto y de capacidad de recuerdo. Aprenderás, por tanto, las bases que te servirán para crear presentaciones memorables.
Cuando nos enfrentamos al reto de hacer una presentación memorable debemos tener presente que nuestra mente funciona con imágenes. Esto quiere decir ni más ni menos que para lograr el objetivo de que la presentación sea memorable y maximizar nuestras opciones de impacto y de recuerdo, las palabras y expresiones que usemos en nuestra presentación deben hacer que una imagen sea dibujada de forma clara en la mente de cada uno de los asistentes.
Al mismo tiempo es crítico tener en cuenta que nuestra mente tiene una capacidad de atención reducida a corto plazo. Funciona bien almacenando información a largo plazo y recuperándola cuando le hace falta (Sobre todo si la información se ha grabado en forma de imágenes), pero a corto plazo nuestra capacidad de retención es muy limitada. Esto quiere decir que si durante una presentación lanzamos numerosas ideas o conceptos, llegará un momento en el que nuestro público desconectará porque se habrá saturado su capacidad de asimilar información a corto plazo. Y dejarán de escuchar lo que tenemos que contar. Por lo tanto, a la hora de hacer presentaciones que sean realmente efectivas y memorables, debemos comunicar un número muy limitado de ideas, y hacerlo de una forma potente.
Pero veamos paso por paso cómo organizarlo todo correctamente:
Lo primero que debemos hacer es ESTABLECER UN OBJETIVO. Es necesario tener un objetivo que comunicar en nuestra presentación.
Así, para establecer el objetivo, responde a esta pregunta: ¿Para qué quieres que sirva la presentación que vas a hacer? Es muy conveniente que conozcas el perfil de la audiencia ante quien se dirigirá la presentación, porque hablarás de una forma u otra dependiendo de su perfil y conocimientos, y de si están o no familiarizados con lo que vas a contar.
Una vez tengas el objetivo claro, detalla qué deseas que haga la audiencia tras la presentación (Por ejemplo puede ser que lo que quieras es que aporten fondos para el proyecto, o quizás que continúen apoyando lo que aquello que estás haciendo, o cualquier otra cosa).
Lo siguiente que haremos será DEFINIR NO MÁS DE 2 O 3 IDEAS PRINCIPALES. Escogeremos las dos o tres ideas que mejor nos ayuden a comunicar lo que queremos contar. Estas ideas son las ideas que el público debe llevarse en su memoria de nuestra presentación, así que deben ser ideas poderosas.
Recuerda también que tu objetivo es hacer que se instalen en la mente de tu audiencia un pequeño número de ideas poderosas y que esas ideas sean recordadas. Por tanto, debes desarrollar el contenido adecuado para la audiencia de una forma correcta.
Así, para dar con el contenido adecuado, debemos tener en cuenta qué necesita escuchar la audiencia (en lugar de centrarnos en lo que nosotros queremos contar, como ocurre en numerosas ocasiones). Para dar con el contenido adecuado volvamos a las preguntas iniciales: ¿Para qué servirá la presentación que vas a hacer? ¿Qué deseas que haga la audiencia tras la presentación?
Seguido de responder a estas preguntas surge esta otra: ¿Qué contenido, estructura e ilustraciones me llevarán a conseguir lo que quiero que haga la audiencia tras la presentación?
Responder a estas preguntas hará que sea más fácil encontrar el contenido adecuado y su organización. Lo siguiente es organizar las ideas en una secuencia lógica que te ayude a conseguir el objetivo. Así, tendremos que elegir una estructura adecuada que nos ayude con ello. Hay diferentes tipos de estructura: Cronológica, si vamos contando lo que sucede por orden en el tiempo; causal, la que relaciona causa y efecto (Suele comenzar por el efecto y luego su causa); comparativa, cuando comparas varias propuestas (Generalmente con la idea de persuadir a la audiencia de que tu propuesta es mejor); problema y solución, cuando quieres motivar a la audiencia de que haga algo en concreto (primero presentas el problema y luego ofrecerás la solución).
Lo siguiente que haremos será asegurarnos de que LA PRESENTACIÓN SIGUE UNA ESTRUCTURA LÓGICA, que el paso anterior enlaza con el siguiente.
La mayoría de las presentaciones que escuchamos no progresan de una forma lineal y coherente y eso hace que la audiencia se pierda por el camino. Y esto es importante, porque el contexto es clave para hacer que nuestro cerebro aprenda, absorba y retenga información. Así, debemos usar secuencias con contexto.
Debemos crear una historia con una secuencia lógica y transiciones dirigidas. Una transición correcta hace las veces de puente entre dos partes de la presentación. Las conecta, estableciendo conexiones y respondiendo el por qué del siguiente punto que sigue.
Así, el punto 1 crea el contexto para el punto 2, que a su vez crea el contexto para el punto 3, que a su vez crea el contexto para el punto 4.
Toda presentación debe tener hilo conductor lógico y tu trabajo es descubrir y desarrollar ese hilo conductor.
Una vez que hayamos detallado las ideas principales y la estructura que mejor se ajusta para comunicarlas, pasaremos a DESARROLLAR CADA UNA DE LAS IDEAS PRINCIPALES de forma clara y coherente. El objetivo aquí es que cada punto quede perfectamente explicado y clarificado, realzando lo que queremos comunicar. Para desarrollar cada idea podemos utilizar estadísticas, testimonios, historias reales (o inventadas) y apoyos visuales.
Llegados a este punto debemos recordar que ofrecer mucha información en una presentación es un tremendo error porque no será recordada. Nuestra mente tiene una capacidad limitada para absorber información y cuando ese límite llega, la mente de tu audiencia se cerrará en banda y no escucharán más porque físicamente han llegado a su límite.
Una vez más, recuerda que el objetivo principal de una presentación de alto impacto es que en tu audiencia se instalen unas pocas ideas y que esas ideas queden aferradas fuertemente. Así, cuantas más cosas cuentes, menos cosas absorberá tu público.
Seguramente la mejor estrategia de presentación que puedes seguir es contar la idea principal, reforzarla con algo que te sirva de apoyo (apoyo visual, musical, etc) y recoger de nuevo esa idea en un folio resumen que entregarás al final de la presentación.
Tras desarrollar las ideas, es necesario PULIR LA PRESENTACIÓN para que cumpla su función de tener un alto impacto y que sea recordada.
Para pulir la presentación, debemos hacer que todos los elementos que sean accesorios queden fuera de ella, dejando solo los elementos principales
Cuando vayas revisando la presentación, pregúntate: ¿Sirve para algo que la audiencia conozca esto? O mejor aún: Si quito esta parte, ¿el argumento se sostiene correctamente? (Si la respuesta a esta pregunta es que sí, elimina esa parte sin dudarlo y traslada esa información a un folio resumen o a un anexo que repartirás al final de la presentación y donde tu audiencia encontrará toda la información detallada). Más abajo lo explicaremos.
HAZ QUE EL MENSAJE SE FIJE EN LA MENTE DE LA AUDIENCIA
Para conseguir ese objetivo, es interesante explicar la diferencia entre las dos partes de nuestro cerebro tiene dos partes:
El hemisferio izquierdo del cerebro se ocupa de hechos, detalles, piezas y partes, análisis; es capaz de ver los pequeños detalles pero no puede ver todo el cuadro de lo que está ocurriendo.
El hemisferio derecho del cerebro se ocupa de extraer información sobre significado, patrones, conclusiones, implicaciones, síntesis, de tomar decisiones; de ver todo el cuadro en global. Por naturaleza, la toma de decisiones es un hecho más emocional que lógico, y ahí radica el poder de tocar directamente la parte derecha del cerebro.
Una imagen poderosa se fija en la mente mucho mejor que un cuadro con datos. Recuerda que los mensajes que se almacenan en la mente en forma de imágenes, y por tanto tienen una capacidad mucho mayor de ser recordados posteriormente.
Así, en tu presentación puedes usar cuadros de ROI, análisis de riesgo, planes de negocio… Todo esto está bien y te ayudará a comunicar esos puntos, pero recuerda que estarás conectando solamente con el lado izquierdo del cerebro y que las emociones (parte derecha del cerebro) juegan un papel mucho mayor a la hora de tomar decisiones que los hechos.
Los elementos o ideas principales de tu presentación deben ser comunicados usando PALABRAS, IMÁGENES Y EXPRESIONES PODEROSAS.
Para que todo funcione correctamente ten en cuenta que el lenguaje que uses debe ser claro y sencillo, pero lleno de contenido. Es mejor evitar el lenguaje técnico, usándolo solamente si estamos seguros de que la audiencia lo conoce. Y recuerda no usar acrónimos, ya que puede que tu audiencia no los conozca.
Storytelling. Las historias son fáciles de recordar porque es la manera natural en la que nuestro cerebro recuerda. Para contar una historia debes tener un hilo conductor adecuado y además debes asegurarte de que hablas de tal forma que pintes imágenes claras en la mente de tu audiencia con cada idea.
Es útil usar antítesis, que consiste en poner una idea en contraposición a otra. Un ejemplo de antítesis la famosa frase de Shakespeare ‘Ser o no ser, esa es la cuestión’. Otro ejemplo de antítesis es la imagen de un hombre gordo al lado de uno flaco en un anuncio que vende una dieta de adelgazamiento.
Es útil usar metáforas, integrándolas en una historia que ayude a comunicar las grandes ideas.
También es muy útil ambientar con los cinco sentidos todas las ideas que cuentas. Describe de forma eficaz el olor, el tacto, la vista, el gusto de cada situación y ayudarás a tu audiencia a que se meta de lleno en la idea.
Imágenes. Usa imágenes para ayudar a fijar las dos o tres ideas principales.
Una imagen o apoyo visual existe en nuestra presentación para ayudar a que la audiencia aprenda algo. Así, puedes usar una imagen si la estás proporcionando información muy compleja como para expresarla en palabras solamente, o si quieres reforzar visualmente una idea.
Al usar imágenes o apoyos visuales recuerda lo siguiente:
- Usa una única idea por imagen
- La imagen debe servir para ayudar a enseñar o comunicar adecuadamente esa idea
- Una vez hayas usado la imagen, hazla desaparecer para que el público no se distraiga
- Usa pocas imágenes, pero poderosas (No más de 3 o 4 imágenes en 1 hora de presentación).
Experiencias físicas. Cuando tocas o sujetas alguna cosa, esta se vuelve real y añade sentido a lo que estás contando. Si puedes hacer que tu audiencia pueda sentir una idea mediante el uso de algún objeto, conseguirás nuevos niveles de retención para tu público.
Pero sobre todo, ten en cuenta que uses lo que uses, debe servir para realzar o ayudar a comunicar una idea de forma poderosa. Las grandes historias deben ser usadas para comunicar una gran idea.
Confecciona un FOLIO RESUMEN que incluirá las ideas principales brevemente desarrolladas y un ANEXO en el que incluirás toda la documentación adicional.
Un folio resumen hace que tu presentación esté viva después de haberla hecho. Para 1 hora de presentación, una página es más que suficiente.
Un folio resumen debe contener la información crítica que necesitas que la audiencia recuerde, para que así no se distraigan tomando notas. Ese folio resumen debe contener solo las ideas principales que quieres que tu audiencia retenga, expuestas en uno orden lógico. Es útil también que sea visualmente atractivo (Fuentes, colores, algún gráfico…).
Lo mejor de ofrecer un folio resumen es que, al conocer este hecho, tu audiencia estará atendiendo a tu presentación y aprendiendo cómo se cuenta la historia, y eso será muy útil para que ellos mismos lo puedan repetir fuera de ese espacio.
Además de usar un folio resumen, puedes incluir en la documentación que entregues al final de la presentación un anexo. En el anexo puedes incluir toda aquella información que has descartado comunicar en la presentación pero que sin embargo puede resultar útil para tu audiencia en caso de que quieran ampliar el conocimiento sobre alguno de los puntos que has expuesto.
LA APERTURA Y EL CIERRE
En todas y cada una de las presentaciones que hacemos o que escuchamos, la apertura juega un papel fundamental porque tiene que cumplir la función de captar la atención y el interés de la audiencia y de establecer el contexto para el resto de lo que vamos a contar durante la presentación. Si no captamos la atención al principio, corremos el riesgo de que la atención de nuestra audiencia sea baja durante toda la presentación. Al final de la presentación, el nivel de atención vuelve a ser alto. Nuestro trabajo es mantener alto el nivel de atención durante toda la presentación.
En un contexto de creciente aumento de información intentando alcanzarnos, nuestra tendencia natural es a bloquear toda esa información. Pero no lo bloqueamos todo: Escuchamos con atención lo que nos es relevante.
Por lo tanto, la apertura debe ser relevante para tu audiencia para conseguir captar su atención. Así, comienza ofreciendo un pequeño saludo y agradecimiento a tu audiencia, y rápidamente entra a contar lo que es relevante para tu audiencia.
Si has elegido la estructura problema-solución, trata el problema cuanto antes para que tu audiencia vea que va a ser algo que les interesa. Inmediatamente desarrolla el problema. Tu audiencia necesita ver que el problema es más grande y más serio de lo que imaginaban. A tu audiencia no le importará cuántos edificios tengas o cuánto dinero hace tu empresa. Les importará saber que puedes ayudarles a solucionar un problema que tienen, que estás aquí para ayudarles.
Recuerda que la apertura debe servir para captar la atención y para construir un puente entre tú, lo que le importa a tu audiencia y el resto de tu presentación, en la que previsiblemente permanecerán atentos a cómo se desarrolla todo lo que les vas a contar.
El cierre es otro momento de vital importancia para tu presentación porque el nivel de atención del público vuelve a ser alto.
Para hacer un cierre efectivo puedes recapitular los puntos que has detallado durante la presentación, finalizando con una llamada a la acción que quieras que realicen. O también puedes usar la opción de involucrar a tu público haciéndoles ver por qué es importante para ellos lo que les has contado, con una llamada a la acción al final.
Elijas la opción que elijas, el cierre tiene que ser un cierre poderoso al igual que la apertura.
HAZ QUE EL MENSAJE SEA TUYO
Ten en cuenta que tu primer escrito nunca será el mejor, así que trabaja en él y refínalo hasta conseguir que sea tuyo, hasta el punto en que estés cómodo con él y estés usando las palabras adecuadas a tu estilo.
Haz la presentación unas cuantas veces, es una buena idea grabarte o hacerla delante del espejo. Así te darás cuenta de las expresiones que usas, de si son adecuadas, de si te sientes cómodo con ellas, de su adecuación… Y poco a poco irás cambiando lo que sea necesario. Recuerda que debes buscar palabras que se ajusten a tu estilo y que tengan un significado potente.
Aquí, es necesario que tengas en cuenta que no será una buena idea que expongas tu presentación a familiares o amigos que no estén familiarizados con técnicas para hablar en público. Sencillamente ellos no te serán de utilidad porque no saben en qué aspectos fijarse. Te ofrecerán un comentario amable y quizás motivador, pero no te servirá de mucho para mejorar. Hazlo tú solo, frente al espejo, o grábate, o hazlo con gente que sepa dónde mirar.
Cuando practiques, recuerda poner el foco en los momentos críticos, que son: Apertura, cierre, ideas principales, transiciones, puntos complejos, humor y preguntas planeadas si las hay.
Además, cuando repases tu presentación, debes fijarte específicamente en los siguientes puntos:
- ¿Están claras las ideas?
- ¿Está expuesta la información de forma proporcional y lógica?
- ¿Es la información lo suficientemente sencilla?
- ¿Tiene tu presentación una estructura y transiciones claras?
- ¿Son capaces las ilustraciones de ayudar a comunicar un punto?
- ¿Es la llamada a la acción lo suficientemente clara?
En último lugar recuerda que, cuando tienes que hacer una presentación, no es buena idea dejarlo todo en manos de tu memoria, porque seguramente falle. Debes aprender tu presentación, pero no memorizarla. Y para aprender de verdad tu presentación debes practicar las veces necesarias, sean estas 5, 10 o 30. El objetivo es que tu presentación sea brillante, así que no escatimes esfuerzos porque tu presentación solo será exitosa si has practicado antes lo suficiente.
EL DÍA DE LA PRESENTACIÓN
Recuerda testear todos los elementos que usarás en tu presentación. Usa backups por si las moscas. Controla todos los elementos que puedas pero ten en cuenta que pueden surgir imprevistos y que tendrás que ser imaginativo para sortearlos.
Cuando estés dando tu presentación, recuerda:
- Habla de forma pausada, clara y audible.
- Mantén contacto visual con la audiencia como lo harías en una conversación normal.
- El lenguaje corporal debe acompañar lo que estás diciendo.
- Folio resumen: Di a la audiencia que lo recibirán al final para que no tomen notas y atiendan.
- Ten cuidado con los tiempos.
- Ten energía. Usa un tono de voz vivo y dinámico porque el entusiasmo es contagioso.
- Si usas algún tema de humor o bromas, asegúrate de haberlas probado antes para ver si funcionan o no con el tipo de público que hay entre tu audiencia.
- Si surgen problemas, trátalos con toda la naturalidad que puedas. Al fin y al cabo la audiencia sabe que eres humano, exactamente igual que ellos.
- Sé tú mismo, no pretendas ser otra persona, porque no funcionará