El Covid llegó de repente en 2020 y con la pandemia llegaron también de repente las conferencias online. Aunque ya hacía muchos años que podíamos comunicarnos en formato vídeo con nuestros compañeros y amigos a través de unas cuantas aplicaciones, esta forma de comunicación solamente la usábamos de forma esporádica hasta que, con la pandemia y sus cierres obligatorios parece que todo el mundo de repente fue impulsado irracionalmente a usar las videoconferencias.
Y de usarla en ocasiones contadas, de repente se comenzaron a usar para todo: Lo que antes era una llamada de teléfono para ver qué tal estaban tus amigos ahora se convertía en una videoconferencia con diez o doce participantes. Lo mismo ocurría con tus familiares y, cómo no, con tus compañeros de trabajo.
Las reuniones en la oficina pasaron a ser reuniones online y, las presentaciones de productos o servicios presenciales también pasaron al mundo online.
Las videoconferencias que se hacían en casa, quizás sin habernos quitado siquiera el pijama, con ruidos extraños de fondo… Tanta rapidez en el cambio y tanta inmediatez hicieron que quizás no prestásemos la debida atención a este tipo de comunicaciones. Y es que la realidad es que las videoconferencias deben hacerse de la forma más profesional posible, intentando que la experiencia se asemeje a su formato presencial (Salvando las diferencias, por supuesto).
En este artículo vamos a repasar las claves que harán que te conviertas en un pro de las videoconferencias, tanto si se trata de un pitch de ventas, un webinar, una reunión de trabajo o cualquier otro tipo de formato.
Las presentaciones virtuales, videoconferencias, videopresentaciones o como queramos llamarlas son esencialmente lo mismo que una presentación presencial pero en formato virtual. Esto quiere decir que las características esenciales que se usan para preparar una conferencia presencial son aplicables también a una presentación online.
Así, lo primero que debemos establecer es un objetivo claro para nuestra presentación. Sin ese objetivo claro nos iremos por las ramas y nuestra audiencia se perderá o, sencillamente se desconectará y se irá (Y esto de desconectarse e irse es muchísimo más fácil de hacer en el mundo virtual que en el mundo real).
Es ideal si puedes conocer a tu público con antelación. Si hay alguien organizando el evento virtual, pídele que te indique el perfil de los asistentes. Es previsible que los asistentes se apunten al evento a través de un formulario online, así que ahí puedes incluir también alguna pregunta sobre sus motivaciones para asistir a la conferencia y pedirles alguna información básica de su perfil. Otra opción es establecer una pequeña conversación con los participantes justo antes de comenzar la conferencia. Además esto ayudará a romper el hielo y generará un clima de confianza entre tú y tu audiencia virtual.
El contenido visual de tu presentación debe ser muy atractivo y estar muy cuidado, exactamente igual que ocurre en las presentaciones presenciales. Aquí es importante que no abuses de contenido visual: Usa las imágenes, vídeos, gifs… necesarios para ayudar a comunicar una idea. La clave está en que el contenido visual apoye lo que dices y lo refuerce de tal forma que ayude a fijar esa idea en la mente del público. Asegúrate que las imágenes que utilices son poderosas y ayudan a comunicar un punto.
Recuerda que, al igual que ocurre con las presentaciones presenciales, debes practicar antes para dominar correctamente todos los aspectos que quieres comunicar. Practicar significa también familiarizarte con la plataforma donde se llevará a cabo la presentación y controlar todos los aspectos que necesites (Poner fotografías, pasar slides, activar que te lleguen mensajes del público, etc). Puede que practicando te des cuenta de que quizás necesites ayuda técnica durante la presentación para alguno de los puntos que hemos mencionado. Si ese es el caso, encuentra a alguien que te ayude con estos aspectos mientras tú hablas.
A la hora de dar una presentación online es muy importante cuidar todos los detalles, como si de una presentación presencial se tratase. Concretamente ten en cuenta:
- Cuida el fondo desde el que vas a dar la presentación. Tanto si es una pared, un cuadro, una fotografía grande, una estantería con libros, sea lo que sea, debe ser un fondo atractivo y ordenado. A día de hoy algunas aplicaciones ofrecen usar un fondo virtual que te acompañe durante tu presentación.
- Al igual que el fondo, debes cuidar al máximo tu imagen: Peinado y arreglado como si de una presentación presencial se tratase.
- Sonido: Asegúrate que se te escucha bien y que tu escuchas bien a los demás. Lo mejor para ello es usar un micrófono conectado a tu ordenador, lo que garantizará un sonido óptimo.
- Cuida mucho la iluminación de la sala: Si estás cerca de una ventana, ten cuidado de que por ella no entre demasiada claridad que empañe tu imagen. Cuida también el problema contrario, que es ni más ni menos que no haya luz suficiente para que se te distinga correctamente. En este punto es bueno usar una luz artificial cerca de ti que puedas regular para hacer la presentación con la luz óptima.
- Trata de eliminar todos los posibles ruidos molestos que puedan entrometerse en tu presentación: Si estás en casa, igual tienes un gato que comienza a maullar, o quizás el cartero hace sonar el timbre, o quizás un niño entra en directo pidiéndote algo… Imprevistos es probable que surjan en algún momento, pero trata de minimizarlos en la medida que puedas.
Sabes que en todas las presentaciones que haces tienes que ofrecer un plus de energía a tu público para activarlos, y es que la energía se contagia. Esto es particularmente importante en las presentaciones online donde incluso tendrás que usar algo más de energía de lo normal debido al hecho de que tu público no está contigo presencialmente y por ello no puede sentirte: solo puede verte y oírte. Usa un tono de voz vibrante y llénate de energía haciendo algún ejercicio físico previo que te active, o tomando un café, o haciendo aquello que haga que tu energía crezca y se contagie. Tu audiencia lo notará y lo valorará, y lo verás reflejado en sus caras.
En ocasiones puede ser bueno que te estés viendo mientras haces tu presentación para ir dándote cuenta de tus gestos y expresiones; pero si ves que esto te distrae de tu objetivo, considera ocultar esta opción y centrarte en lo que estás contando a tu audiencia.
Si ocurre que a lo largo de tu presentación dejas de hablar durante unos minutos para dar paso a otro compañero, lo mejor es que pongas tu perfil en silencio para que así no ocurra ninguna interferencia de sonido incómoda o imprevista durante la presentación. Igualmente, si durante ese tiempo que no participas activamente en la presentación debes salir a algún lugar (Pongamos por ejemplo que tienes que ir al baño), lo mejor será que apagues tu imagen y que vuelvas a conectarla cuando estés de vuelta. Así tus compañeros y audiencia sabrán cuándo estás y cuándo no estás disponible.
Es muy importante que tu audiencia no sean unos convidados de piedra a tu presentación. Para reforzar el mensaje que transmites y que este se fije en las personas, es muy conveniente que participen de alguna forma en la presentación. Debes promover la participación de tu público a través de encuestas, a través de una sección de preguntas y respuestas que pueden ser de viva voz o a través del chat, o lo que se te ocurra. Recordarás que unos párrafos atrás comentábamos que una buena forma de comenzar a generar participación es comenzar estableciendo un pequeño diálogo con los asistentes preguntándoles por su perfil o de dónde provienen.
Una vez hayas terminado la presentación, puedes que quieras enviar documentación a tus asistentes. Algo así como un folio resumen con todo aquello que has tratado, o algunos anexos en los que amplíes información que sea necesaria. Para ello una buena opción es hacer llegar a los asistentes una breve encuesta de satisfacción en la que, al cumplimentarla, señalen si quieren recibir dicha información. Recuerda que es también importante dejar tus datos de contacto para que te localicen si quieren hacerlo.
Y finalmente, ten en cuenta que las presentaciones virtuales, al igual que las presenciales, solo mejoran practicando. Así que practica. Y una vez termines la presentación evalúa qué ha ido bien, qué ha ido mal y qué debes cambiar o mejorar. Poco a poco, ¡te irás convirtiendo en un pro!